Pitäisikö meillä olla viestintätoimisto?

 
blog-4.jpg
 
 

Mitä lisäarvoa viestintätoimisto voi tuoda liiketoimintaasi?

Ihmisenä oleminen on viestintää. Ratkomme erilaisia tilanteita päivittäin. Sosiaalisen median aikakautena jokainen on myös media.

Aktiivisuus ja taidot vaihtelevat, eikä kaikista tule koskaan Youtube-tähtiä.

Lopputulos on missä tahansa vuorovaikutustilanteessa parempi, kun malttaa pohtia ja keskustella aiheesta hieman muiden kanssa. Omat ajatukset kirkastuvat, eikä ainakaan äkkipikaistuksissaan vastaa mitään harkitsematonta.

Viestinnän ammattilaisille on kerääntynyt enemmän koulutusta ja kokemusta erilaisista viestintätilanteista. Sen takia ammattilaisen puoleen on hyvä kääntyä esimerkiksi jo hyvissä ajoin ennen lanseeraustilanteita. Mielikuvien rakentamista tehdään aktiivisesti niin designin, markkinoinnin kuin viestinnän ammattilaisten kanssa. Joskus yrityksen sisäisessä vahvuudessa on monitaitureita, mutta usein joitain osa-alueita joudutaan vahvistamaan. Joskus mielikuvien muuttaminen ei riitä. Voi olla, että tuotteiden ominaisuuksia tai -valikoimaa pitää muuttaa tai henkilöstöä kouluttaa palvelemaan paremmin.

Kaikki ei ole ratkaistavissa viestinnän keinoin.

Mitä tietoa yrityksen sisäiseltä viestintätoiminnolta pitäisi löytyä? Listalle päätyivät selkeä viestintästrategia, joka pohjautuu yrityksen strategiaan. Lisäksi viestinnän vastuut ja valtuudet pitäisi olla selkeästi määritelty, kuten esimerkiksi se, että yritysjohto vastaa viestinnästä, jonka toteuttaminen on delegoitu viestinnälle. On siis johtoryhmätason kysymys, millaista tavoitemielikuvaa rakennetaan mainonnan, viestinnän ja vaikkapa henkilöstön rekrytoinnein. Oma lukunsa ovat ammattimaisesti hoidetut mediasuhteet: kuka esiintyy ja vastaa kysymyksiin julkisuudessa? Tunnetaanko uutiskriteerit ja ne eettiset periaatteet, jotka ohjaavat lehtimiehiä työssään. Jos taas strategista viestintää ei ole tehty, niin kukaan ei tiedä yrityksen strategiaa. Sisäisessä viestinnässä tiedottaja auttaa kiteyttämään. Myös muutostilanteissa ammattilainen on paras kaverisi.

Osalle yritysjohtoa on jo kirkastunut se, mitä lisäarvoa on asiantuntijasta, joka ymmärtää joukkojen käyttäytymistä.

Viestintäosastoilla on erilaisia esimiehiä: toimitusjohtaja, hallintojohtaja, viestintäjohtaja, markkinointijohtaja. Omista odotuksista olisi hyvä osata sanoittaa jokunen sana. sillä viestintäosastoilla voi itsellään olla eri vaikea hahmottaa mitä heidän kuvitellaan tekevän. Kokemuksesta tiedän, että joillekin viestintä on powerpoint-tehdas, kun taas toisen mielestä osasto informoi sisäistä remonteista ja aukioloajoista ja vastaanottaa asiakaspalautteita. Käytännössä osasto hostaakin nettisivuja ja ylläpitää immateriaalioikeuksia samaan aikaan kun ylläpitää konttoritarvikkeiden ja liikelahjojen varastoa, vahtien toisella silmällä aulaa sekä kirjastoa. Joskus viestintä toimii HR:n oikeana kätenä milloin rekrytointi-ilmoituksissa tai sisäisten hippojen järjestäjänä. Historiallisia kerrostumia saa ja kannattaa purkaa, sillä kukaan akateemisesti koulutettu maisterisihminen ei välttämättä suunnattomasti iloitse puhelinluetteloiden päivittämisestä.

Uuden suunnitteluun pitää sisällyttää katsaus siitä, mistä voidaan luopua.

Oleellisia tehtäviä edeltävät kysymykset: mihin viestivä yritys liiketoiminnallaan pyrkii,ja mitkä ovat sen tärkeimmät sidosryhmät, joiden kanssa kaksisuuntaista viestintää olisi kriittisintä ylläpitää jatkuvasti. Varmasti omaa väkeä kannattaa kuulla.

Jos yrityksen brandin hallinta on viestinnässä, kuten kansainvälisissä yrityksissä on tapana olla, niin on myös tärkeä värien valinnan lisäksi kysyä asiakkaalta näkeekö hän brändin eli palvelulupauksen samalla lailla kuin se on aiottu markkinoille antaa. Tämä on joskus se kipukohta, johon pitää pureutua pitkäksikin aikaa.

Profilointi, yrityksen ainutlaatuisen identiteetin luominen ja ylläpitäminen onkin yksi viestinnän tärkeimmistä tehtävistä. Pitkäjänteisen, asiakkaalle relevantilla tavalla erottuvan yrityskuvan luominen ei ole helppoa, mutta pitkäjänteisellä työllä se on mahdollista. Kun koko organisaatio saadaan toimimaan yhtenä orkesterina, niin sehän soundaa hyvälle.

Viestintätaitojen audintointi olisi itse kullekin aika ajoin hyväksi.

Kaikki kehittäminen lähtee tällaisen opettajan koulutuksen läpikäyneen vanhan konsultin mielestä vahvuuksien tunnistamisesta ja niiden kehittämisestä. Omat vahvuuteni ovat analyyttisessä ja kriittisessä ajattelussa ja kirjoittamisessa. Kielitaito on ollut minulle aina iso plussa. Toisaalta lähivuorovaikutustilanteissa en ole aina ollut parhaimmillani, ja edelleen reaktioviivettä voi reippaasti kasvattaa: keskeytän liian usein puhujan.

Ulottaisin auditoinnin tekijöihin ja kysyisin heiltä itseltään: ehdittekö ja osaatteko tehdä kaikki tärkeät tehtävät itse? Tuntuuko, että kriisiviestinnän valmiuksia on harjoiteltu riittävästi? Tarvitsetteko ulkopuolisia silmiä katsomaan kokonaisuutta, vai onko teillä tarpeeksi esimerkiksi tutkimustietoa asiakkaiden näkemyksien kehittymisestä?

Ylipäätänsä yksisuuntaisen, informoivan viestinnän aikakausi alkaa olemaan ohi. Yksisuuntainen esimiestyö, johtaminen tai viestintä ylenkatsoo mielipiteitä kun taas kaksisuuntainen vuorovaikutus rakentaa yhteistä todellisuutta.

Catarina Myllärniemi

 
 
Catarina Myllärniemi